היתרונות של חתימות אלקטרוניות על מסמכי PDF לכל מי שמשתמש איתן
בכלכלה העולמית המתקדמת של ימינו, חתימות אלקטרוניות מחליפות במהירות את המסורתיות מהנייר. חשבוניות, חוזים והסכמי חברה חדשים הם חלק מהשימושים הנפוצים ביותר עבור חתימה על מסמך PDF אונליין. אם אתם שואלים את עצמכם כיצד פתרון חתימה על מסמכי PDF עם חתימה אלקטרונית עשוי לעזור לארגון שלכם לחסוך זמן וכסף תוך הגברת היעילות והייצור, את התשובות ניתן לקבל באתר של iforms.
מדוע חתימות על מסמכי PDF מועילות?
שיפורי בטיחות: חתימה על מסמך PDF אונליין צריכה להיות בעלת שכבת הגנה נוספת אשר תגן על המסמך ועל החותם עליו מפני הונאה ושינויים לא מורשים במסמך על ידי שימוש בשיטות הצפנה ופענוח מתוחכמות. חשוב לזכור שחתימות אלקטרוניות ופרוטוקולי הצפנה שונים מציעים דרגות שונות של בטיחות.
חברות מאמצות יותר ויותר פתרונות מבוססי רשת. שימוש במערכת המאפשרת חתימה אלקטרונית הוא צעד אחד לקראת יצירת מקום עבודה ירוק יותר. השימוש בחתימה אלקטרונית גם עוזר לאיכות הסביבה שכן הוא מבטל את הצורך בנייר, דיו וציוד העשויים מחומרים שקשה, אם לא בלתי אפשרי, למחזר.
כולנו חווינו את התסכול הנובע מהצורך לחכות שאנשים רבים יחתמו על מסמך לפני שהוא יכול להיות מחייב מבחינה משפטית. מאחר שחתימות אלקטרוניות אינן מחייבות כל צד לגשת פיזית כדי לחתום על הטופס, הזמן שלוקח לבדיקה וכמובן חתימה על מסמך PDF אונליין מצטמצם באופן דרסטי. אנשים, בין עם לקוחות או עובדים, מעדיפים היום את הנוחות, והיכולת לחתום אלקטרונית על מסמכים מכל מקום זה הוא יתרון משמעותי של כל עסק.
איך להבטיח מילוי תקין של הטופס הדיגיטלי?
נמעני המסמכים עלולים לא לספק את כל המידע הדרוש מכיוון שהם שוכחים או אינם מודעים לכך שהם חייבים לעשות זאת, למרות החשיבות שבכך. ניירות חתומים אלקטרונית מקלים על בעיה זו מכיוון שכל הנתונים הרלוונטיים מאוכלסים מראש לפני החתימה והגשת המסמך. מבקשי חתימות יכולים בנוסף לאכוף ולאמת שכל השדות הנדרשים מולאו. חתימה על מסמך PDF אונליין מספקת סטנדרט גבוה מכיוון שעשוי להיות צורך במסמך חתום שנים לאחר הנחת החתימה עליו לראשונה, חיוני שהחתימה המקורית תישאר קריאה. חתימה בכתב יד עלולה יום אחד לדעוך, לעוות או להיעלם, אבל חתימה אלקטרונית תמיד תיראה אותו הדבר. אחסון, ארגון ואחזור יעיל של מסמכים מתאפשרים כולם על ידי תוכנת iforms בנוסף לחתימה אלקטרונית על מסמכי PDF. שימוש בטפסים דיגיטליים חוסך לכם לא רק זמן וכסף, אלא גם מקום והצורך בשמירה ותיוק המסמכים. צרו קשר דרך המייל [email protected].
קרדיט: Canva
תנו לטכנולוגיה להקל על ניהול העסק בעזרת טפסים דיגיטליים
טופס 101 בצורתו המקוונת הוא רק אחד מכמה טפסים הקשורים לעובדים שניתן להכין עם מערכת iforms. אבל לפני שאתם מעבירים את כל הטפסים של ניהול כוח אדם והעסק שלכם לצורתם הדיגיטלית חשוב להבין מה הם היתרונות הרבים של שימוש בגרסה של טופס 101 מקוון 2023, כמו גם בטפסים האחרים, כגון טופס 106, טפסים של קופת גמל, חוזה עבודה ועוד.
אל אילו מאפיינים טופס מקוון חייב לענות?
תקנות מס הכנסה מחייבות שימוש עם חתימה דיגיטלית PDF מאומתת, ומערכת טופס 101 עונה על צורך זה. מכאן משתמע שגם העובד וגם משרדי הממשלה יכולים לקבל את הטופס באופן אלקטרוני. כל שעליכם לעשות הוא לשלוח קובץ Word או PDF למערכת של iforms, והמערכת תהפוך את הטופס לטופס דיגיטלי שניתן למילוי, שניתן לחתום עליו, שאתם והעובדים שלכם יכולים למלא באופן מקוון.
כאשר הטופס כבר מוכן במערכת, ניתן לשלוח אותו במייל או בהודעת טקסט בלחיצה אחת. כמו כן, ניתן לתזמן שידורים חוזרים, כמו מדי שנה בתחילת השנה, לכל מספר עובדים, והמערכת תתריע מבעוד מועד לפני שתצטרכו לשלוח שוב את הטופס.
היתרונות מאחורי שימוש בטפסים דיגיטליים
ביטול טפסי נייר היא נקודת ההצלחה העיקרית של טופס 101 מקוון עבור עסקים. מסמכי נייר דורשים הדפסה ומסירה פיזית של הטופס לעובד לצורך מילויו, או שליחת המסמך בדוא"ל לעובד, אשר לאחר מכן יצטרך להדפיס את הטופס, למלא אותו ביד, לסרוק אותו, לשמור אותו, לשלוח אותו בחזרה בדוא"ל, וכן חזור על התהליך שלוש פעמים לפני שתעבירו אותו לבסוף לתיקייה פיזית. עם טופס 101 אלקטרוני, אין צורך בשום ניירת שגוזלת זמן זו. התהליך כולו, כולל החתימה, מתבצע בצורה דיגיטלית והטופס המלא מתווסף מיידית לרשומת כוח האדם של העובד.
בראש ובראשונה, התנהלות מסוג זה פירושה שגם הפרט וגם מחלקת משאבי האנוש יראו חיסכון משמעותי בזמן. הזמן והכסף שנחסכים על ידי שימוש בטפסים דיגיטליים מצטברים כאשר מיושמים על מספר רב של טפסים.
אתה יכול לחסוך כסף על ידי מילוי טופס 101 מקוון במקום לקנות נייר, מחסניות דיו, תיקיות קבצים, ארונות תיוק וכו'. בנוסף לכסף ולמקום שנחסכו לאורך זמן, אחסון מסוג זה מבטל את הדרישה לאחסון פיזי.
חשב השכר, רואה החשבון וצוות החשבונאות ומשאבי האנוש כולם יכולים לעבוד בצורה משופרת ויעילה יותר עם מערכת הטפסים המקוונים של חברת iforms. אם גם אתם רוצים לקדם את העסק שלכם ולחסוך, בדקו פרטים נוספים באתר חברת iforms או דרך המייל [email protected].
